Googleドキュメントの設定法・活用法


GoogleAppsドキュメント(=Googleドキュメント)では
文書(Word)、プレゼンテーション(パワーポイント)、スプレッドシート(エクセル)、フォーム、図形描写が無料で提供されています。

1ユーザーにつき1GBのスペースが提供され、クラウド上でデータを共有したり、デスクトップ上にエクスポートすることが可能です。
また、マイクロソフトオフィスやSunのオープンオフィスで作成したデータをアップロードして一括管理することもできます。

このサービスは全てブラウザ上で作業ができるため、
オフィス系のソフトがインストールされていないパソコンでも、ネット環境さえあれば利用することができます。
また、データの共有が可能なので一つの文章を複数のメンバーで編集することができ、作業効率の向上が見込めます。

というわけで、この項ではGoogleAppsドキュメントの設定法・活用法について解説します。


画面左上部にある「ドキュメント」をクリックすると、GoogleAppsドキュメントのページが開きます。
初期設定では英語表示になっていますので、右上部の「Documents settings」をクリックします。


すると言語設定のページが表示されますので、言語を「日本語」に、タイムゾーンを「Tokyo」にセットします。


すると日本語表示に切り替わります。切り替わらない場合は、ページを更新してみて下さい。


左側の新規作成ボタンから、様々なドキュメントが作成可能です。

 

画像は左上から文書、プレゼンテーション、スプレッドシート、左下からフォーム、図形描写になっています。
(クリックすると大きな画像が表示されます。)
基本的に各ドキュメントは自動保存されますが、「ファイル⇒すぐに保存」をクリックすると手動保存ができます。


書類を共有する場合は、共有したい書類にチェックし共有ボタンをクリックします。

共有したいユーザー(GoogleAppsユーザーかG-mailユーザー)のメールアドレスを入力し、
共同編集者か閲覧者を選択した後に共有ボタンをクリックします。
すると選択した書類が共有され、編集や閲覧が可能になります。
(一つ上の画像のFB01やFB02という書類は共有されている状態です。)


アップロードボタンを押すと、デスクトップ上のドキュメントデータをGoogleAppsドキュメントに追加可能です。
逆に、「書類にチェック⇒その他の操作⇒エクスポート」でGoogleAppsドキュメントのデータをデスクトップにダウンロードできます。

非常に便利なサービスなので、ぜひ活用してみて下さい。 各々の使用法については、また別の項で解説します。


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